DUREE :
3 jours
(Se décline aussi en 2 jours)
PARTICIPANTS :
Toute personne disposant d’une autonomie suffisante sur son temps et ses méthodes pour améliorer son efficacité dans le travail.
OBJECTIFS :
- Savoir organiser son temps en fonction de son rôle et de ses responsabilités.
- Etre capable de distinguer l’important de l’urgent.
- Acquérir des outils et des méthodes afin de maîtriser sa gestion du temps.
- Savoir anticiper et planifier ses activités.
PROGRAMME DU STAGE
1er JOUR
Ouverture du stage :
- Présentation.
- Echange sur les attentes de chacun et les objectifs individuels.
- Découverte des outils pédagogiques.
Auto-diagnostic :
- Comment gérez-vous vos activités ?
PARTIE 1 : LA GESTION DU TEMPS = UNE ORGANISATION CLAIRE ET RIGOUREUSE
Connaître l’organisation de son entreprise
- Le Dessein.
- Les politiques : Actifs, hommes, marchandises, argents.
- L’organigramme : Fonction, mission et responsabilités permanentes.
- Stratégies annuelles de la société et des services.
Organiser efficacement son bureau
- Tri du courrier «immédiat» : papiers et messagerie électronique.
- Système de classement des dossiers : papiers : hebdomadaire, mensuel, annuel
- Fournitures : le bon matériel au bon moment et en bon état.
- Maintenance du système organisationnel : La loi de l’entropie.
- Intégrer la maintenance à son cycle de travail.
PARTIE 2 : LA GESTION DU TEMPS = UNE PLANIFICATION EFFICACE ET REGULIERE
Anticipation
- Mettre fin à l’inquiétude chronique.
- Prévenir les problèmes et limiter les imprévus.
- Identifier les « grignoteurs » de temps.
Méthode pédagogique :
- Support de cours avec tableaux et schémas.
- Exercices pratiques d’auto-diagnostic :
- Gestion actuelle du temps.
- Connaissance de sa mission et de ses responsabilités.
- Organisation actuelle du bureau.
- Identifier ses « grignoteurs » de temps.
2ème JOUR
Rappel des acquis de la veille :
- Rappel
- Questions – réponses
PARTIE 2 : LA GESTION DU TEMPS = UNE PLANIFICATION EFFICACE ET REGULIERE (SUITE)
Gestion des priorités
- Les priorités de sa fonction : ses missions et responsabilités.
- Ses priorités professionnelles : ses buts à long, moyen et court termes.
- Ses priorités de vie : pyramide des besoins humains.Valoriser son interlocuteur.
- Différencier l’important de l’urgent.
Techniques de planification
- Les points clés : mémoriser, planifier, harmoniser, règle des 20/80, …
- Lister et analyser ses activités.
- Structurer son travail : regrouper les tâches similaires.
- Planning mensuel : échéancier.
- Planning hebdomadaire :
- Planifier la maintenance du système organisationnel.
- Planning quotidien : inventaire des tâches et carnet de bord.
- Management de projet : conception, plan d’actions et suivi.
- Agenda papier ou agenda électronique ?
Utiliser les techniques visuelles de présentation
- Connaître les différents supports visuels : paper-board, rétroprojecteur, vidéo-projecteur…
- Choisir et maîtriser les meilleurs supports visuels pour son intervention selon le lieu, les participants, le message.
- Connaître les règles d’or pour une présentation PowerPoint réussie.
- S’appuyer sur des notes utiles.
Méthode pédagogique :
- Support de cours avec tableaux et schémas
- Exercices pratiques d’auto-diagnostic :
- Avez-vous définis vos priorités professionnelles ?
- Vos priorités de vie : que voulez-vous vraiment ?
- Notifier l’ensemble de ses activités
- Comment planifiez-vous vos activités ?
3ème JOUR
Rappel des acquis de la veille :
- Rappel
- Questions – réponses
Bilan et réajustement :
- Point sur les activités mises en place
- Difficultés rencontrées
- Solutions possibles
PARTIE 3 : LA GESTION DU TEMPS = UN MANAGEMENT OPERATIONNEL
Une communication efficace
- Les règles de base : écoute, reformulation, questions.
- L’incompréhension : source d’erreurs et perte de temps.
- Importance d’un langage clair, direct et précis.
Une délégation réussie
- Savez-vous déléguer ?
- Les règles à respecter.
- Le suivi : établir des points de contrôle.
Le benchmarking
- Modéliser l’excellence pour la reproduire.
Méthode pédagogique :
- Support théorique.
- Etudes de cas.
- Questionnaires.
METHODE PEDAGOGIQUE
A partir du vécu des stagiaires, méthodologie interactive constante, exposés et tests, jeux de rôles et mises en situations.
Les Supports Pédagogiques
- Présentation des apports théoriques à l’aide d’un vidéoprojecteur (diaporama).
- Le caméscope pour le travail sur les apprenants.
- Support de cours : Fiches techniques, schémas et tests.
- Documents pédagogiques remis aux stagiaires en fin de stage.
Évaluation de la formation
- La formation est validée par un rapport remis au responsable de formation et commenté.
- Il peut être envisagé une évaluation des acquis et analyse des actions mises en place, dans une période de deux mois suivant la formation.
- Je peux également assurer une démarche d’accompagnement à court, moyen et long terme (type coaching).
