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Optimiser son temps de travail

GestionTemps

DUREE :

  • 2 + 1 jours

 

PARTICIPANTS:

  • Toute personne disposant d’une autonomie suffisante sur son temps et ses méthodes pour améliorer son efficacité dans le travail.

 

OBJECTIFS

  • Savoir organiser son temps en fonction de son rôle et de ses responsabilités.
  • Etre capable de distinguer l’important de l’urgent.
  • Acquérir des outils et des méthodes afin de maîtriser sa gestion du temps.
  • Savoir anticiper et planifier ses activités.

 

PROGRAMME DU STAGE

 

1er JOUR

 

Ouverture du stage :

  • Présentation.
  • Echange sur les attentes de chacun et les objectifs individuels.
  • Découverte des outils pédagogiques.

 

Auto-diagnostic :

  • Comment gérez-vous vos activités ?

 

PARTIE 1 :
LA GESTION DU TEMPS = UNE ORGANISATION CLAIRE ET RIGOUREUSE

 

Connaître l’organisation de son entreprise

 

  • Le Dessein.
  • Les politiques : Actifs, hommes, marchandises, argents.
  • L’organigramme : Fonction, mission et responsabilités permanentes.
  • Stratégies annuelles de la société et des services.

 

Organiser efficacement son bureau

 

  • Tri du courrier «immédiat» : papiers et messagerie électronique.
  • Système de classement des dossiers :
    • papiers : hebdomadaire, mensuel, annuel
    • et informatiques.
  • Fournitures : le bon matériel au bon moment et en bon état.
  • Maintenance du système organisationnel :
    • La loi de l’entropie.
    • Intégrer la maintenance à son cycle de travail.

 

PARTIE 2 :
LA GESTION DU TEMPS = UNE PLANIFICATION EFFICACE ET REGULIERE

 

Anticipation

 

  • Mettre fin à l’inquiétude chronique.
  • Prévenir les problèmes et limiter les imprévus.
  • Identifier les « grignoteurs » de temps.

 

Méthode pédagogique :

 

  • Support de cours avec tableaux et schémas.
  • Exercices pratiques d’auto-diagnostic :
    • Gestion actuelle du temps.
    • Connaissance de sa mission et de ses responsabilités.
    • Organisation actuelle du bureau.
    • Identifier ses « grignoteurs » de temps.

 

2ème JOUR

 

Rappel des acquis de la veille :

  • Rappel
  • Questions – réponses

 

PARTIE 2 : (suite)
LA GESTION DU TEMPS = UNE PLANIFICATION EFFICACE ET REGULIERE

 

Gestion des priorités

 

  • Les priorités de sa fonction : ses missions et responsabilités.
  • Ses priorités professionnelles : ses buts à long, moyen et court termes.
  • Ses priorités de vie : pyramide des besoins humains.
  • Différencier l’important de l’urgent.

 

Techniques de planification

 

  • Les points clés : mémoriser, planifier, harmoniser, règle des 20/80, …
  • Lister et analyser ses activités.
  • Structurer son travail : regrouper les tâches similaires.
  • Planning mensuel : échéancier.
  • Planning hebdomadaire :
    • Planifier la maintenance du système organisationnel.
    • Planning quotidien : inventaire des tâches et carnet de bord.
    • Management de projet : conception, plan d’actions et suivi.
    • Agenda papier ou agenda électronique ?

 

Méthode pédagogique :

 

  • Support de cours avec tableaux et schémas
  • Exercices pratiques d’auto-diagnostic :
    • Avez-vous définis vos priorités professionnelles ?
    • Vos priorités de vie : que voulez-vous vraiment ?
    • Notifier l’ensemble de ses activités
    • Comment planifiez-vous vos activités ?

 

3ème JOUR

 

Rappel des acquis de la veille :

 

  • Rappel
  • Questions – réponses

 

Bilan et réajustement :

 

  • Point sur les activités mises en place
  • Difficultés rencontrées
  • Solutions possibles

 

PARTIE 3 :
LA GESTION DU TEMPS = UN MANAGEMENT OPERATIONNEL

 

Une communication efficace

 

  • Les règles de base : écoute, reformulation, questions.
  • L’incompréhension : source d’erreurs et perte de temps.
  • Importance d’un langage clair, direct et précis.

 

Une délégation réussie

 

  • Savez-vous déléguer ?
  • Les règles à respecter.
  • Le suivi : établir des points de contrôle.

 

Le benchmarking

 

  • Modéliser l’excellence pour la reproduire.

 

Méthode pédagogique :

 

  • Support théorique.
  • Exercices de prise de paroles simples enregistrés au caméscope.
  • Etudes de cas.
  • Questionnaires.

 

 

METHODE PEDAGOGIQUE

 

A partir du vécu des stagiaires, méthodologie interactive constante, exposés et tests, jeux de rôles et mises en situations.

 

Les Supports Pédagogiques

 

  • Présentation des apports théoriques à l’aide d’un vidéoprojecteur (diaporama Powerpoint).
  • Le caméscope pour le travail sur les apprenants.
  • Support de cours : Fiches techniques, schémas et tests.
  • Documents pédagogiques remis aux stagiaires en fin de stage.

 

Evaluation de la formation

 

  • La formation est validée par un rapport remis au responsable de formation et commenté.
  • Il peut être envisagé une évaluation des acquis et analyse des actions mises en place, dans une période de deux mois suivant la formation.

 

 

 

Pour faire appel à mes services ou demander des précisions :

 

 

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